Sistem informasi Administrasi Surat pada Humas dan TU Kalan BPK

Abstract

Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) Perwakilan Provinsi Kepulauan Riau memiliki peran penting dalam memastikan pengelolaan anggaran negara dilakukan secara transparan dan akuntabel. Namun, sistem pengarsipan surat yang masih dilakukan secara manual—menggunakan Microsoft Excel dan penyimpanan fisik—menyebabkan sejumlah kendala, seperti waktu pencarian yang lama, risiko kehilangan atau kerusakan dokumen, serta rendahnya efisiensi kerja. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis permasalahan pada sistem pengarsipan manual tersebut serta merancang solusi berupa sistem informasi pengarsipan surat digital. Sistem ini dirancang dengan fitur pencatatan otomatis, pengelompokan berdasarkan kategori, pencarian cepat, notifikasi surat masuk dan keluar, serta pengamanan data berbasis hak akses pengguna. Penelitian dilakukan dengan pendekatan studi kasus melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi di unit Humas dan Tata Usaha Kepala Perwakilan BPK Kepri. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem digital ini dapat meningkatkan efisiensi kerja, mempercepat pencarian arsip, dan memperkuat keamanan serta integritas data. Sistem ini juga mendukung transparansi dan akuntabilitas lembaga. Oleh karena itu, BPK Kepri disarankan untuk mengimplementasikan sistem ini secara menyeluruh dengan dukungan pelatihan bagi staf, guna mewujudkan modernisasi administrasi surat yang lebih efektif dan efisien.